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Depuis le 1er juillet 2003, les mentions à porter sur vos factures ont sensiblement changé. Nous profitons de cette réforme pour faire le point sur l'essentiel de vos obligations en matière de facturation.

Factures : les mentions obligatoires en matière de TVA

L'administration a récapitulé les mentions à porter au regard de la TVA sur les factures émises à compter du 1^er juillet 2003 (BO 3 CA 136 du 7 août 2003). Les entreprises ont toutefois jusqu'à fin 2003 pour satisfaire aux dispositions du décret du 7 juillet dernier.

Enjeux et sanctions

La mention de la TVA sur les factures en conformité avec les dispositions légales (CGI art. 289 et ann. II, art. 242 nonies et nonies A modifiés par le décret 2003-632 du 7 juillet 2003) est une condition nécessaire à sa déduction. Selon l'importance ou la nature des manquements, inexactitudes ou omissions constatés quant aux mentions obligatoires, la déduction de la TVA est susceptible d'être remise en cause.

La seule omission ou inexactitude de l'une des mentions n'entraîne pas nécessairement la remise en cause de la validité de la facture pour les droits à déduction de la TVA dès lors que l'opération est justifiée dans sa réalité et satisfait aux autres conditions de déduction et si la facture permet de justifier la naissance et l'exercice du droit à déduction par le client.

Dans le cas où certaines informations constituent l'une des conditions d'application d'un régime spécifique de TVA (livraisons intracommunautaires, franchise en base), ce régime n'est pas remis en cause en général par une simple inexactitude ou omission, l'administration tenant compte des circonstances.

Enfin, une amende de 15 E sanctionne chaque mention omise ou inexacte (CGI art. 1740 ter A).

Les nouvelles dispositions sont en principe applicables aux factures émises à compter du 1^er juillet 2003, mais les entreprises ont jusqu'au 31 décembre 2003 pour mettre le contenu de leurs factures en conformité avec les règles du décret du 7 juillet 2003 (rép. Ramonet, JO 9 juin 2003, Déb. AN quest. pp. 4521 et 4522 ; BO précité).

Mentions communes

* Noms complets (ou raison sociale) et adresses (ou siège social) respectifs du vendeur ou prestataire assujetti et du client.

* Numéro individuel d'identification à la TVA de l'assujetti, sous lequel il a effectué la livraison de biens ou fourni les services.

Cette obligation vaut désormais pour toutes les opérations, qu'elles soient réalisées à destination d'un autre État membre, à l'exportation ou sur le territoire national.

Ne sont dispensés de le mentionner que les assujettis qui, ne réalisant pas d'opérations ouvrant droit à déduction (à savoir, en général, opérations exonérées de TVA sur le territoire français), n'ont pas de numéro d'identification.

Toutefois, les factures relatives à des opérations effectuées en France dont le montant HT est inférieur ou égal à 150 E peuvent ne pas le mentionner.

* La numérotation des factures doit être chronologique au fur et à mesure de leur émission et continue.

Il est possible de faire des séries distinctes de facturation :

- pour les entreprises ayant plusieurs sites de facturation,

- pour celles ayant plusieurs catégories de clients pour lesquelles les règles de facturation ne sont pas identiques (par exemple, assujettis ou particuliers),

- pour celles ayant plusieurs modalités d'émission des factures pour un seul assujetti rendant difficile l'utilisation d'une série unique : autofacturation, facturation pour compte de tiers, facturation électronique, facturation papier.

Mais des clients établis dans plusieurs États ne justifient pas, en principe, à eux seuls la création d'une série de facturations par client ou, le cas échéant, par État de destination.

Le mandataire (client ou tiers) qui établit les factures doit utiliser une séquence de numérotation propre à l'assujetti concerné, qui ne doit pas s'insérer dans les séquences de factures qu'il émet pour son propre compte ou pour celui d'autres mandants.

Mais il n'est pas exigé que ces factures s'insèrent dans la séquence utilisée par l'assujetti mandant pour les factures qu'il émet lui-même.

En pratique, le mandataire utilisera une séquence de facturation chronologique et continue distincte pour chacun de ses mandants. Il pourra, à cet effet, faire précéder chaque numéro de facture d'un préfixe propre à chacun des assujettis qui lui a donné mandat pour établir ses factures.

* La date de la facture est celle de sa délivrance ou de son émission pour celles transmises par voie électronique.

* Mentions sur chaque ligne de la facture (propres à un bien ou service)

La date de l'opération. L'indication de la date de réalisation de la livraison de biens, de la prestation de services ou du versement de l'acompte n'est obligatoire que lorsque cette date diffère de la date de la facture et qu'elle est déterminée à cette même date, notamment en cas de différé de facturation.

La quantité des biens livrés ou services rendus, exprimée en unités du bien ou du service, en poids, volume ou taux horaire.

La dénomination précise des biens ou services fournis (des termes génériques non suivis de références ne suffisent pas), avec, le cas échéant, la mention « Service fourni par voie électronique ».

Le prix unitaire HT à fournir est la base de calcul de la TVA, à savoir hors rabais, remises ou ristournes consentis, qui font l'objet d'une mention particulière.

Rabais, remises, ristournes liés à l'opération. Doivent figurer sur chaque ligne les rabais, remises, ristournes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération.

Si ces réductions de prix constituent en réalité la contrepartie d'une livraison de biens ou d'une prestation de services effectuée au profit du fournisseur, elles ne peuvent réduire sa base d'imposition à la TVA. Elles doivent être soumises à la TVA et faire l'objet d'une facturation.

Ne sont pas à mentionner à ce niveau, mais en fin de facture, les réductions liées au montant global de la facture qui ne sont connues qu'en fin de facture, ni les réductions liées au mode de paiement telles que l'escompte pour règlement anticipé.

Le taux de TVA applicable (ou le bénéfice d'une exonération) doit figurer sur chaque ligne pour chacun des biens livrés ou services rendus. En pratique, l'entreprise peut :

- l'exprimer sous forme de code, à condition que la traduction du code soit reportée sur la facture même, dans un emplacement nettement apparent ;

- n'indiquer qu'une seule fois le taux pour toutes celles soumises au même taux à condition qu'il n'en résulte pas d'ambiguïté.

* Mentions en pied de facture (relatives à l'ensemble des opérations facturées)

Les montants de TVA. Sont à mentionner :

- le montant total HT pour chaque taux d'imposition différent, ainsi que le montant de TVA correspondante ;

- le montant total de la TVA.

Facturation de TVA étrangère. Les entreprises réalisant des opérations dans des pays tiers à la CE ayant institué de la TVA doivent facturer à leurs clients étrangers de la TVA autre que la TVA française. Dans ce cas, elles doivent préciser très clairement que la TVA facturée est de la TVA du pays étranger concerné (qui ne donne pas lieu à déduction pour ces assujettis à la TVA française).

Facturation dans une monnaie autre que l'euro. Les montants figurant sur la facture peuvent être exprimés dans toute monnaie, mais le montant de TVA doit être converti en euros selon le mécanisme applicable aux éléments servant à déterminer la base d'imposition de la TVA (CGI art. 266-1 bis) :

- conversion au cours du jour de l'exigibilité de la TVA publié par la Banque de France ;

Pour éviter les litiges et informer les clients, les entreprises peuvent alors indiquer :

- pour une exigibilité lors de la délivrance ou du débit, le taux de change applicable ;

- pour une exigibilité lors de l'encaissement, que le montant de la TVA sera fonction du taux de change fixé lors de l'encaissement des acomptes ou du prix de l'opération.

- conversion au cours mensuel douanier applicable aux acquisitions provenant d'un État de la CE avec TVA intracommunautaire. Lorsque cette méthode est choisie, elle doit l'être pour toutes les opérations intracommunautaires de l'année en cause.

Les rabais, remises, ristournes ou escomptes liés à l'ensemble des opérations facturées.

La référence à un texte justifiant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération, d'un régime d'autoliquidation ou du régime de la marge bénéficiaire. Cette nouvelle obligation consiste à mentionner systématiquement la disposition du CGI ou celle de la sixième directive européenne TVA justifiant l'application de ces exonérations ou régimes. À défaut, il devra être mentionné de façon non équivoque la nature de l'opération bénéficiant d'un régime spécifique.

Ainsi, les bénéficiaires de la franchise en base doivent indiquer sur les factures qu'ils sont susceptibles de délivrer la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Toutefois, les factures relatives à des opérations effectuées en France dont le montant HT est inférieur ou égal à 150 E peuvent ne pas mentionner la référence au texte justifiant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération. Il n'y a pas, en revanche, de dispense pour les opérations donnant lieu à autoliquidation de la TVA ou bénéficiant du régime de la marge bénéficiaire.

Notons que certaines exonérations ou régimes spécifiques entraînent déjà en eux-mêmes cette obligation.

* Les factures d'acomptes peuvent ne pas mentionner les éléments qui ne sont pas connus au moment de leur émission : par exemple, le taux de conversion à retenir en cas de facturation dans une monnaie autre que l'euro, la date exacte de l'opération, la quantité ou le prix exact du bien ou service lorsqu'ils sont variables ou aléatoires.

* Les factures récapitulatives ou périodiques doivent, quant à elles, comporter les mêmes mentions obligatoires que les factures émises par opération, sachant que :

- les opérations mentionnées sur les factures récapitulatives doivent, y compris lorsqu'elles sont identiques, être reprises ligne par ligne avec leur date de réalisation ;

- doivent, en plus, être fournies les références des bons de livraison ou de fourniture concernés.

Mentions propres à certains régimes de TVA

Pour certains régimes de TVA, des dispositions spécifiques du CGI imposent de faire figurer des mentions particulières sur les factures à titre de justification, sans que la dispense pour factures de faible montant ne puisse s'appliquer. Il s'agit notamment :

des acquisitions intracommunautaires réalisées dans le cadre d'opérations triangulaires (CGI art. 258 D-I, 4° et 258 D-II, 1°) ;

Sont à mentionner lorsque le destinataire du bien est établi ou identifié à la TVA en France :

- le numéro d'identification TVA de l'acquéreur ;

- le numéro d'identification TVA en France du destinataire de la livraison ;

- la mention « application de l'article 28 quater, titre E, § 3 de la directive 77-388 du 17 mai 1977 modifiée ».

Sont à mentionner lorsque l'acquéreur des biens expédiés dans un autre État membre est établi ou identifié à la TVA en France :

- son numéro d'identification TVA en France ;

- le numéro d'identification TVA du destinataire de la livraison consécutive dans l'État membre où les biens ont été expédiés ou transportés ;

- la référence à la directive comme ci-dessus.

des livraisons et transferts intracommunautaires exonérés (CGI art. 262 ter-I).

Sont à mentionner les numéros d'identification à la TVA du vendeur et de l'acquéreur (pour les assujettis procédant au transfert intracommunautaire d'un bien de leur entreprise, leur numéro d'identification à la TVA en France, d'une part, et le numéro d'identification à la TVA de leur entreprise dans l'État membre d'arrivée du bien), d'autre part.

Factures rectificatives

L'émission de factures rectificatives permet la récupération (imputation ou remboursement) de la TVA correspondante (CGI art. 272-1) :

- en cas de résiliation ou d'annulation de ventes ou services,

- lorsque les créances correspondantes sont devenues définitivement irrécouvrables,

- en cas de rabais, remises ou ristournes consentis après l'établissement de la facture initiale et l'intervention de l'exigibilité de la TVA, et calculés en fonction des quantités de marchandises vendues.

Tout document qui modifie la facture initiale (facture rectificative ou note d'avoir) et qui y fait référence de façon spécifique (numéro et date de la facture) doit comporter toutes les mentions obligatoires prévues à l'article 242 nonies A du CGI listées ci-avant.

* Factures de remplacement - Les allégements pour factures ne dépassant pas 150 E HT s'appliquent (dispense du numéro d'identification notamment).

* Notes d'avoir

Pour bénéficier de la possibilité d'imputer ou de se voir restituer la TVA afférente à l'avoir, les notes d'avoir doivent mentionner :

- les noms et adresses des parties ;

- la référence à la facture initiale ou, à défaut, par exemple pour les remises de fin d'année, à un ensemble de factures ou au contrat auquel se rapportent les factures en cause, à condition de préciser la période d'émission de ces factures ;

- le montant HT du rabais et celui de la TVA correspondante ;

- le montant du total HT et celui de la TVA due après application de la remise.

Si l'entreprise renonce à l'imputation ou au remboursement de cette taxe, le montant de la TVA de la facture initiale ne doit pas être modifié et la note d'avoir doit mentionner que le rabais est « net de taxe ».

* Factures offrant un escompte conditionnel - Les factures initiales indiquant qu'un escompte sera consenti en cas de paiement comptant ou sous un certain délai doivent mentionner selon l'objectif de l'entreprise :

- soit, pour éviter d'avoir à adresser ultérieurement, le cas échéant, une note d'avoir aux clients, qu'en cas d'utilisation de l'escompte, seule la TVA sur le prix effectivement payé par eux ouvre droit à déduction,

- soit, si elle renonce à l'imputation de la TVA correspondant à l'escompte offert, que cet escompte est « net de taxe ».

* Opérations impayées - En cas de non-paiement, total ou partiel, d'une facture, l'imputation ou la restitution de la TVA est subordonnée à la justification de la rectification de la facture initiale (CGI art. 272-1).

Duplicata rectifié de la facture. Le vendeur doit envoyer à son client un duplicata de la facture initiale avec ses indications réglementaires (prix « net » et montant de la TVA correspondant) surchargées de la mention ci-après en caractères très apparents : « Facture impayée pour la somme de ... € (prix net) et pour la somme de ... € (TVA correspondante) qui ne peut faire l'objet d'une déduction (CGI art. 272) ».

Simplification : récapitulatif des impayés. Les entreprises sont dispensées d'adresser ce duplicata pour chaque facture impayée, à condition de délivrer à chaque client défaillant un état récapitulatif des factures impayées mentionnant pour chacune :

- le numéro d'ordre, le libellé et la date de la facture initiale,

- le montant HT et celui de TVA,

- la mention « Facture impayée pour la somme de ... E (HT) et pour la somme de ... E (TVA correspondante) qui ne peut faire l'objet d'une déduction (CGI art. 272) ».

Les modifications essentielles à apporter aux factures d'ici fin 2003

Ajouts

* Mention systématique du numéro d'identification TVA de l'émetteur, pour toutes les opérations (pas seulement vers un État de la CE), sauf pour les factures d'opérations en France de 150 € ou moins.

* Le cas échéant, indication systématique du texte ou de toute autre mention justifiant une mesure d'exonération (sauf pour les factures d'opérations en France de 150 € ou moins), un régime d'autoliquidation et le régime de la marge bénéficiaire.

Allégements et aménagements

* Sur les factures d'acomptes, mention des caractéristiques de l'opération non obligatoire quand elles ne sont pas encore connues.

* Obligation de mentionner les options TVA sur les livraisons et TVA sur les débits supprimée.

* Possibilité de numéroter les factures par séries distinctes en fonction des conditions d'activité.

* Assouplissement des conditions de facturation récapitulative ou périodique.

Conservation des factures

Pour être couvert sur le plan comptable, commercial et fiscal, conservez vos factures (de vente comme d'achat) pendant au moins dix ans.